Email là một phương tiện trao đổi công việc phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, nhiều người không hiểu được các bước cơ bản để viết một bức thư đầy đủ và lịch sự.
Mặc dù email không phải là một văn bản chính thức, nó vẫn đóng góp vào tính chuyên nghiệp thể hiện bởi bạn và công ty bạn đại diện. 5 bước để viết email được thầy giáo Wil với 10 năm kinh nghiệm giảng dạy tiếng Anh chia sẻ trên English live
1. Bắt đầu với một lời chào
Luôn luôn bắt đầu với một tin nhắn chúc mừng, chẳng hạn như “Dear Lillian,”. Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận cần phải trang nghiêm biểu hiện, sử dụng tên “Dear Mrs Price”. Nếu mối quan hệ thân mật hơn, bạn có thể chỉ cần nói “Hi Kelly”.
Nếu bạn không biết tên của người nhận, viết “To whom it may concern” hay “Dear Sir / Madam”.
2. Cảm ơn người nhận
Nếu bạn đang trả lời các câu hỏi của khách hàng, bạn nên bắt đầu với một dòng cảm ơn. Ví dụ, nếu ai đó gửi câu hỏi đến công ty của bạn, bạn có thể mở đầu các email trả lời với “Thank you for contacting ABC Company”.
Nếu ai đó trả lời email của bạn, hãy lịch sự nói “Thank you for getting back to me” hoặc “Cảm ơn vì nhận được trở lại với tôi”. Cảm ơn người đọc sẽ làm cho họ cảm thấy thoải mái hơn.
3. Tuyên bố về mục đích
Nếu bạn là một khởi đầu cuộc trò chuyện qua email, hãy bắt đầu bằng việc cảm ơn không hợp lý. Thay vào đó, nêu rõ mục đích của bạn trong các biểu hiện “I am writing to enquire about…” hoặc “I am writing in reference to…”.
Hãy thể hiện mục đích càng sớm càng tốt, sau đó trình bày các ý chính. Để nhớ, tất cả mọi người muốn đọc email một cách nhanh chóng, vì vậy hãy ưu tiên sử dụng câu ngắn, tiêu chuẩn rõ ràng.
4. Câu hỏi cho vấn đề
Trước khi kết thúc email, cảm ơn người nhận vì đã đọc là một biểu hiện lịch sự. Các cụm từ phổ biến như ” Thank you for your patience cooperation” hoặc “Thank you for your consideration” và sau đó kèm thêm câu hỏi gợi ý: “If you have any questions or concerns, do đó, don’t hesitate to let me know” và “I look forward to hearing from you “.
5. Lời chào kết thúc
“Best regards”, “Sincerely” và “Thank you” là mô hình quen thuộc xong email. Tránh các cụm từ “Best wishes” hay “Cheers” Nếu mối quan hệ giữa bạn và người đọc không phải là bạn bè thân thiết.
Cuối cùng, trước khi bạn nhấn nút gửi, đọc nó một lần nữa để kiểm tra lỗi ngữ pháp, chính tả, dấu câu, làm cho hình ảnh của chính mình hoặc công ty mà bạn đại diện không bị mất cái nhìn chuyên nghiệp.