Bạn đang theo dõi bài viết hướng dẫn cách viết email chào hàng bằng tiếng anh. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho công việc của bạn.
1. Cách viết email chào hàng hiệu quả – Cấu trúc email marketing chuẩn:
Trước khi đi vào chi tiết mẫu email chào hàng bằng tiếng anh, chúng ta cùng điểm qua 8 yếu tố quan trọng hàng đầu, đây cũng là cấu trúc email chào hàng chuẩn nhất trong các hoạt động email marketing, bạn có thể đọc thêm về bài viết cách viết email chào hàng hay nhất tại đây:
Làm cho bức thư dễ đọc: Việc gửi thư điện tử để chào hàng không thể thành công nếu bức thư đó quá dày đặc và lộn xộn. Vì vậy, hãy chỉ để khoảng ba đến bốn dòng trong một đoạn và khoảng cách giữa các dòng là gấp đôi. Sử dụng các dấu gạch đầu đầu dòng, dấu sao hoặc tô màu để nhấn mạnh các nội dung quan trọng, nhưng nên tránh dùng toàn chữ hoa và quá nhiều câu cảm thán. Hãy đặt sao cho văn bản của bạn chứa tối đa khoảng 67 chữ cái trong một dòng để nó sẽ được trình bày chính xác như vậy trong mọi chương trình đọc thư điện tử. Và bạn cũng nên tránh việc cắt địa chỉ link thành hai dòng vì điều đó có thể gây ra những vấn đề về kỹ thuật.
Chọn tiêu đề hợp lý: Gửi đi tiêu đề email không đúng sẽ phá hoại cả chiến dịch của bạn. Điều này rất đơn giản. Hãy tránh xa các tiêu đề gây nhầm lẫn hoặc bí hiểm và hãy thẳng thắn với người nhận email. Chắc chắn bạn sẽ bị coi là thư rác khi gửi đi các bức thư điện tử với tiêu đề “Bạn có khoẻ không” hay “Xin chào”. Một tiêu đề hiệu quả phải cho thấy lợi ích và mối liên quan trực tiếp với lời chào hàng của bạn, chẳng hạn như: “Hãy tiết kiệm 60% tiền mua đĩa CD”.
Nên kèm theo lời tái bút: Thư điện tử, cũng giống như một bức thư truyền thống, mặc dù không bắt buộc phải có lời tái bút, nhưng chính nó lại thu hút được sự quan tâm của người đọc. Thông thường, người nhận đọc dòng tiêu đề, sau đó đọc lướt các nội dung quan trọng và chuyển luôn đến phần tái bút. Do đó, trong phần tái bút, bạn nên nhắc lại vấn đề cần nhấn mạnh và tận dụng cơ hội này để làm nổi bật lời chào hàng của bạn. Sau dòng tái bút, hãy luôn cho khách hàng một phương pháp để thoát khỏi danh sách của bạn. Đây thường là đường link cuối cùng trong email của bạn.
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và trực tiếp: Một thông điệp tốt thường sử dụng giọng văn tích cực, ngắn gọn, rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề. Đây là điều cốt yếu vì một nửa số người nhận thư thường chỉ đọc một vài câu đầu trước khi quyết định có nên đọc tiếp hay không. Nếu viết lách không phải điểm mạnh của bạn, hãy thuê một người có kinh nghiệm chuyên viết thư làm điều đó.
Tập trung vào lời chào hàng của bạn: Bức thư điện tử của bạn có một chủ đề và chỉ nên có một chủ đề mà thôi. Hãy cưỡng lại mong muốn đưa ra nhiều lời chào hàng một lúc vì điều đó có thể làm người đọc bối rối và làm loãng thông điệp của bạn.
Đừng để rơi quả bóng: Một số thông điệp tiếp thị thông qua thư điện tử không tồn tại được lâu vì chúng thất bại trong việc truyền tất cả các thông tin khách hàng cần để tận dụng những ích lợi của lời chào hàng. Bạn hãy chắc chắn rằng đã đưa ra đủ tất cả các dữ liệu quan trọng như giá thành, phương thức giao hàng và các thời hạn cuối cùng. Thật không hợp lý khi bạn hy vọng khách hàng vào trang chủ của bạn để lấy các thông tin họ cần để đánh giá bức thư chào hàng của bạn.
Nói cho người đọc biết họ cần làm gì: Phần thân của bức thư điện tử chỉ nên chứa hai hoặc ba đoạn. Độ dài lý tưởng của một bức thư điện tử là dưới 250 từ. Phần thân của thư phải bổ trợ cho nội dung cần nhấn mạnh của bạn bằng cách đưa ra các lợi ích xác thực, do đó gần giống với lời kêu gọi hành động. Hãy nói cho người đọc biết chính xác bạn muốn họ làm gì tiếp theo và đưa ra các đường dẫn mà họ có thể kích vào đó để thực hiện công việc tiếp theo, chẳng hạn như “Hãy nhắp chuột vào đây để đăng ký.”
Trang bị một câu chào mời hoàn hảo: Câu chào mời của bạn phải nằm trong một hay hai câu đầu tiên và chúng là phần quan trọng nhất của bức thư điện tử. Nó phải rõ ràng, kích thích tâm lý hưởng lợi và hấp dẫn, bởi vì nếu nó không cuốn hút được người đọc thì bạn sẽ mất họ. Cần phải chắc chắn rằng nó hướng ngoại và tập trung vào việc “khách hàng sẽ được cái gì” chứ không phải tập trung vào “chúng tôi chào bán cái gì”. Đến đây, bạn hãy ngồi lại và đọc một lần nữa những chiêu thức trên. Nếu bạn thực hiện tốt nó, bạn sẽ dễ dàng cho khách hàng biết các lợi ích mà lời chào hàng của bạn mang lại và sẽ cải thiện doanh số rất hiệu quả.
2. Cấu trúc – các mẫu câu thường dùng khi viết email chào hàng bằng tiếng anh
Dear Ms Hamza, -> “Dear” có lẽ là từ hay gặp nhất khi mở đầu một e-mail. Đây là cách dùng trang trọng, lịch sự khi bạn lần đầu viết e-mail cho ai đó. Tuy nhiên, bạn có thể dùng “Dear” trong hầu hết các trường hợp viết e-mail thương mại vì người nhận thường có mối quan hệ đối tác, khách hàng… do đó yêu cầu tính lịch sự, trang trọng.
Hi Jaana, Đây là lời chào dùng trong e-mail không trang trọng, có thể khi viết cho đồng nghiệp.
…if you have any queries/ questions, please call me/ please don’t hesitate to let me know / Nếu có bất cứ yêu cầu, thắc mắc nào xin vui lòng gọi cho tôi/ cho tôi biết. Cấu trúc này thường xuất hiện ở cuối e-mail.
Yours sincerely – Trân trọng Trong e-mail trang trọng, chúng ta có thể dùng như sau:
- Nếu bắt đầu e-mail bằng Dear + tên người nhận cụ thể, sẽ kết thúc bằng Yours sincerely
- Nếu bắt đầu e-mail bằng Dear Sir/Madam (không có tên người cụ thể), chúng ta dùng Yours faithfully ở cuối e-mail.
I am writing to inform you that…./ This is to let you know that…/ This is to inform you that… Tôi viết thư này nhằm thông báo rằng….
Best regards: Lời chào cuối thư chúng ta cũng có thể dùng Best regards thay cho Yours sincerely hoặc Yours faifully. Cụm từ này dùng được cả trong tình huống trang trọng và không trang trọng.
Speak to you later. Ý muốn nói sẽ liên lạc lại sau.
I look forward to hearing from you. Ý muốn nói hi vọng nhận được hồi âm sớm từ người nhận thư.
Many thanks for…./ Thank you for… Cám ơn rất nhiều vì…
I would like to apologise… Đây là cách xin lỗi mang ý nghĩa trang trọng. Với ý nghĩa thật mật hơn chúng ta có thể dùng: I’m very/ really sorry about it.
Unfortunately, … Chúng ta hay dùng “Unfortunately” ở đầu câu để diễn đạt ý rất tiếc khi không thể thực hiện được việc gì. Ví dụ: Unfortunately, I’m going to miss the presentation. (Rất tiếc tôi sẽ không thể tham dự được buổi diễn thuyết)
3. Những cách viết tiêu đề email chào hàng khiến khách hàng của bạn không thể bỏ qua:
Tiêu đề email không giới thiệu gì về sản phẩm và dịch vụ hay công ty mình mà chỉ nói về lợi ích mà khách hàng nhận được. (ai cũng biết câu bán cái khách hàng cần mà lại làm ngược lại)
Cách 1: Tiêu đề là 1 lời khuyên hữu ích và cụ thể, Ví dụ:
- Làm thế nào để nghe nói tiếng Anh chuẩn trong 3 tháng
- Làm thế nào để tăng 80% khách hàng?
- Làm thế nào để da trắng trong 2 tuần?
- Làm thế nào để tiết kiệm 50% chi phí văn phòng?
Cách 2: Tiêu đề là 1 thông tin hữu ích (chú ý: càng cụ thể càng tốt), Ví dụ:
- 5 cách để tiết kiệm 50% chi phí văn phòng?
- 2 cách để tăng 80% doanh số bán hàng
- 7 phương pháp làm trắng da mịn hơn trong 2 tuần
- 9 phương pháp học giúp nói tiếng anh chuẩn trong 3 tháng
Cách 3: Tiêu đề là 1 sự thật ( Cụ thể), Ví dụ: Sự thật về cách làm da trắng mịn hơn trong 2 tuần?
….
Như bạn thấy, trên đây là những cách đặt tiêu đề khá ấn tượng mà tôi đã sử dụng đúng 1 bí quyết duy nhất là: Sử dụng con số trong thông điệp truyền thông, Việc sử dụng con số nghe có vẻ đơn giản nhưng nó lại mang lại những kết quả ngoài sự mong đợi của bạn,, bạn có thể loại bỏ những con số trong các tiêu đề bên trên, bạn sẽ thấy sự khác nhau giữa 2 thông điệp là rất lớn. Ví dụ:
- Làm thế nào để nghe nói tiếng Anh chuẩn trong 3 tháng / Làm thế nào để nghe nói tiếng anh chuẩn?
- Làm thế nào để tăng 80% khách hàng? / làm thế nào để tăng số lượng khách hàng?
- Làm thế nào để da trắng trong 2 tuần? / làm thế nào để làm trắng da?
- Làm thế nào để tiết kiệm 50% chi phí văn phòng? / Làm thế nào để tiết kiệm chi phí văn phòng?